Een dag meelopen met een technisch specialist

Meelopen met een
technisch IT-specialist

Maak een afspraak

Een dag meelopen met
de uitrol van VSA Werkplek

Victoria Ruijs, directeur bij Hotel Theater Figi koos voor VSA Werkplek met Microsoft 365 voor de ruim 25 medewerkers. Al meer dan tien jaar verzorgt VSA voor Hotel Theater Figi in Zeist het ict-beheer. Het hotel maakte daarbij altijd gebruik van een private cloud en lokale servers, maar koos er recent voor om de overstap te maken naar VSA Werkplek.

Een praktische werkplekoplossing

VSA Werkplek is een praktische werkplekoplossing die geschikt is voor elk apparaat met een internetverbinding. Met VSA Werkplek beheer je e-mail, documenten en alle overige hotelprocessen vanuit één overzichtelijk, centraal startpunt. De eenvoudige userinterface zorgt voor structuur en gemak en daarmee voor meer effectiviteit en productiviteit!

Wij ontmoeten technisch specialist Herman voor de ingang van Hotel Theater Figi. “Vandaag is de migratiedag,” vertelt Herman terwijl we door de lobby lopen. “Dat is eigenlijk dé grote dag, waarop alle medewerkers daadwerkelijk overgaan van het oude systeem naar de nieuwe VSA Werkplek. Maar voor het zo ver is, gaat daar uiteraard wel een heel traject aan vooraf.”

Voorafgaand aan dit proces hebben we al een inventarisatie gedaan, de omgeving opgebouwd en alle medewerkers wegwijs gemaakt in het systeem. Dat laatste doen we tijdens de onboarding fase. Dit is een interactieve trainingssessie met een select aantal medewerkers. Dat gebeurt meestal één of twee dagen voor de migratiedag, want dan zit alles nog vers in het geheugen als mensen met het nieuwe systeem gaan werken.”

Migratiedag

Inmiddels zijn er nog twee collega’s van Herman gearriveerd. “We werken vandaag met drie mensen, zodat wij drie medewerkers per uur kunnen begeleiden naar het nieuwe systeem. In overleg met Theaterhotel Figi is er een schema opgesteld met welke mensen op welke tijd zullen worden omgezet. We beginnen eigenlijk altijd bij de werkplekken van de receptiemedewerkers. Dus jullie mogen met mij mee naar de receptie!”

Gewapend met een kop koffie zet Herman zich achter het bureau van de receptioniste. “Wat ik nu als eerste ga doen, is de oude configuratie van de pc verwijderen,” legt Herman uit, terwijl hij met de muis razendsnel zijn weg vindt in het systeem. “Nu kan ik de nieuwste Officeversie installeren. VSA Werkplek fungeert als het ware als een gebruiksvriendelijke schil om Microsoft 365. Dat is superfijn werken!”

Herman controleert of de nieuwe configuratie goed is doorgevoerd. “We checken natuurlijk of alle apps correct worden geopend, of de koppeling naar de printers werkt en als iemand bijvoorbeeld een handtekening heeft ingesteld, of deze werkt – om zo maar een paar voorbeelden te noemen.”

Daarna mag de receptioniste weer plaatsnemen in de stoel. Herman begeleidt haar met het inrichten van haar persoonlijke ruimte binnen VSA Werkplek.

Hotel- en persoonlijke data gescheiden

Iedere medewerker kan ook een eigen ruimte binnen VSA Werkplek inrichten met apps die zelf geselecteerd kunnen worden. Denk hierbij aan social media of nieuws apps.

Daarnaast kent VSA Werkplek ook een gedeelde ruimte die niet door de medewerker kan worden aangepast. De gedeelde ruimte is voor iedereen hetzelfde en wordt door ons ingericht.

Nu de eigen ruimte van de medewerker binnen VSA Werkplek is ingericht, is het tijd om de persoonlijke data over te zetten naar de nieuwe persoonlijke folder. Nadat dit geregeld is, volgt er weer een controle.

Herman: “De laatste stap is het controleren of alle instellingen nog goed staan in bijvoorbeeld Word, Teams en Outlook. En als medewerkers ook nog hun mobiel of tablet gebruiken om bijvoorbeeld hun mail uit te lezen, dan zorgen we ervoor dat ook op die apparaten alles goed is ingesteld.”

Afronding

“Morgen zijn wij ook hier aanwezig om eventuele restpunten op te lossen en ondersteuning te bieden waar nodig,” legt Herman uit. “In de drie weken die daarna volgen, plannen wij één dag per week in om nog de laatste ‘puntjes op de i’  te zetten. Als mensen dan nog ergens tegenaan lopen bij het werken in het nieuwe systeem, dan wordt dat op die dagen opgelost. Daarna wordt het project opgeleverd en worden alle vragen die mensen nog hebben via onze 24/7 Servicedesk opgepakt en afgehandeld!”

Contact

Wilt u meer weten over VSA Werkplek en bent u benieuwd wat VSA daarin voor u kan betekenen? Neem dan contact op. Wij zijn u graag van dienst!

Wie voor VSA kiest, kiest voor gemak, veiligheid en zekerheid.

VSA Overstap Windows10 naar Windows 11 voor Hotels

Overstappen van Windows 10 naar Windows 11

Goed voorbereid is het halve werk. Op 14 oktober 2025 loopt de ondersteuning voor Windows 10 af en wordt dan definitief vervangen door Windows 11.

VSA Hotel-It Security Awareness training voor hotels

VSA Security Awareness training

“Eén zwakke schakel en de reputatie van een hotel staat op het spel” Toch sta je als hotel niet machteloos. Meer veiligheidsbewustzijn helpt!

VSA IT-specialisten Hotel-IT Accountancy Thuiswerken 01

5 tips voor efficiënt thuiswerken

Goed om te weten! Vijf tips voor u op een rij om thuis ook fijn én veilig te kunnen werken. Ontdek hoe u de perfecte thuiswerkplek inricht.

Onbeperkt bellen met VSA (hotel) IP telefonie

Bent u voor uw hotel op zoek naar een moderne en kostenbewuste manier van telefoneren? Vertrouw dan op (hotel) IP telefonie van VSA.

VSA Hotel-It expert Johannes Werkman Accountancy IT

Maak kennis met onze Security Officer

Johannes Werkman wordt direct enthousiast als hij over zijn nieuwe functie Security Officer vertelt. Het aspect ‘veiligheid’ wordt steeds belangrijker.

VSA IT-specialisten Hotel-IT Accountancy Microsoft 365 Backup-01

Microsoft 365 backup,
heeft u het al geregeld?

Gaat u ervan uit dat Microsoft 365 wordt geleverd met een volwaardige backupfunctie? Dat is echter een misvatting!

Een dag meelopen met een technisch specialist

Hotel Theater Figi koos voor VSA Werkplek. Tijdens de uitrol hiervan liepen we mee met een van onze technisch specialisten.