Inmiddels zijn er nog twee collega’s van Herman gearriveerd. “We werken vandaag met drie mensen, zodat wij drie medewerkers per uur kunnen begeleiden naar het nieuwe systeem. In overleg met Theaterhotel Figi is er een schema opgesteld met welke mensen op welke tijd zullen worden omgezet. We beginnen eigenlijk altijd bij de werkplekken van de receptiemedewerkers. Dus jullie mogen met mij mee naar de receptie!”

Gewapend met een kop koffie zet Herman zich achter het bureau van de receptioniste. “Wat ik nu als eerste ga doen, is de oude configuratie van de pc verwijderen,” legt Herman uit, terwijl hij met de muis razendsnel zijn weg vindt in het systeem. “Nu kan ik de nieuwste Officeversie installeren. VSA Werkplek fungeert als het ware als een gebruiksvriendelijke schil om Microsoft 365. Dat is superfijn werken!”

Herman controleert of de nieuwe configuratie goed is doorgevoerd. “We checken natuurlijk of alle apps correct worden geopend, of de koppeling naar de printers werkt en als iemand bijvoorbeeld een handtekening heeft ingesteld, of deze werkt – om zo maar een paar voorbeelden te noemen.”

Daarna mag de receptioniste weer plaatsnemen in de stoel. Herman begeleidt haar met het inrichten van haar persoonlijke ruimte binnen VSA Werkplek.

Iedere medewerker kan ook een eigen ruimte binnen VSA Werkplek inrichten met apps die zelf geselecteerd kunnen worden. Denk hierbij aan social media of nieuws apps.

Daarnaast kent VSA Werkplek ook een gedeelde ruimte die niet door de medewerker kan worden aangepast. De gedeelde ruimte is voor iedereen hetzelfde en wordt door ons ingericht.

Nu de eigen ruimte van de medewerker binnen VSA Werkplek is ingericht, is het tijd om de persoonlijke data over te zetten naar de nieuwe persoonlijke folder. Nadat dit geregeld is, volgt er weer een controle.

Herman: “De laatste stap is het controleren of alle instellingen nog goed staan in bijvoorbeeld Word, Teams en Outlook. En als medewerkers ook nog hun mobiel of tablet gebruiken om bijvoorbeeld hun mail uit te lezen, dan zorgen we ervoor dat ook op die apparaten alles goed is ingesteld.”

“Morgen zijn wij ook hier aanwezig om eventuele restpunten op te lossen en ondersteuning te bieden waar nodig,” legt Herman uit. “In de drie weken die daarna volgen, plannen wij één dag per week in om nog de laatste ‘puntjes op de i’  te zetten. Als mensen dan nog ergens tegenaan lopen bij het werken in het nieuwe systeem, dan wordt dat op die dagen opgelost. Daarna wordt het project opgeleverd en worden alle vragen die mensen nog hebben via onze 24/7 Servicedesk opgepakt en afgehandeld!”