Wie een oude coatinglaag wil verwijderen, kan het best een gespecialiseerd straalbedrijf inschakelen, zeker als het om grote oppervlakten of complexe objecten gaat. Straalbedrijf Van Ginkel Groep is gespecialiseerd in het verwijderen en opnieuw aanbrengen van coatinglagen op onder andere beton, hout, RVS en staal. Dat doen ze al ruim vijftig jaar zeer succesvol.

Van Ginkel Groep kort en bondig

Ooit begonnen in 1970, is Van Ginkel Groep inmiddels uitgegroeid tot een van de meest toonaangevende straalbedrijven van Nederland. Met aandacht voor mens en milieu levert de onderneming projecten van hoge kwaliteit af aan opdrachtgevers als overheden en provincies, grond-, weg- en waterbouwbedrijven, staalbouwers, railinfra bedrijven, energiecentrales en schildersbedrijven. De groei die de onderneming doormaakte zorgde echter ook voor een wens tot herstructurering van een aantal administratieve processen. In 2016 benaderde Van Ginkel Groep ons daarom met een concrete automatiseringscasus.

Van Ginkel Groep verzocht ons een advies uit te brengen over de volgende onderwerpen:

Inzicht en grip

Door het toenemend aantal grote en complexe projecten groeide ook de behoefte aan meer inzicht in de financiële processen en een verhoogde grip op de organisatie.

Automatisering

Door de groei die de organisatie doormaakte ontstond de noodzaak tot het automatiseren van de financiële administratie, onder andere door het registreren van vaste activa in AccountView en het geconsolideerd rapporteren van meerdere vestigingen.

Digitalisering

Doordat de organisatie gebruik maakte van een externe locatie was een herinrichting van het proces rondom goedkeuring van inkoopfacturen noodzakelijk.

Inzicht en grip

Na inventarisatie van alle eisen en wensen van Van Ginkel Groep adviseerden wij het bedrijf de financiële processen en inrichting van de projecten en urenadministratie in AccountView te implementeren, waarbij de kosten per kostensoort apart geregistreerd worden. Daarmee krijgt de onderneming op het juiste niveau inzicht in de kosten van ieder project. De voordelen van deze inrichting:

• Realtime inzicht in de resultaten per project (cruciaal voor het projectrendement)
• De mogelijkheid om per project direct te kunnen bijsturen
• Volledig inzicht in de nacalculatie van ieder project

Automatisering

Voor het automatiseringsvraagstuk richtten wij een activa module in. Daarmee kon de organisatie de maandelijkse afschrijvingen voortaan letterlijk met één druk op de knop genereren. Bovendien kon ook de aansluiting met het grootboek altijd eenvoudig gecontroleerd worden. Van Ginkel Groep realiseerde met deze ingreep een aanzienlijke en structurele tijdwinst.

Digitalisering

Voor het digitaliseren van de inkoopfacturen adviseerden wij AccountView te combineren met Basecone. Met deze combinatie worden facturen rechtstreeks geboekt in AccountView, zonder dat ze al daadwerkelijk betaald worden. De daadwerkelijke betaling vindt pas plaats na fiattering door de laatste fiatteur. Doordat het proces van aanlevering tot fiattering volledig digitaal is ingericht, kreeg de organisatie realtime inzicht in het proces. De voordelen op een rij:

• Tijdwinst bij het verwerken van inkoopfacturen
• Volledige grip op het proces
• Zicht op de status van niet betaalde facturen
• Minder milieubelasting doordat facturen niet meer geprint en gekopieerd worden

Bij de implementatie van alle onderdelen bouwden we in Excel ook de addin voor AccountView in. Daarmee kan Van Ginkel Groep voortaan de consolidatie van de verschillende werkzaamheden op eenvoudige wijze in één overzicht samenvoegen.

“Wij zijn blij met de manier waarop VSA alle onderdelen heeft geïmplementeerd en het project heeft begeleid. We hebben weer grip op alle processen en dat voelt goed.”

Van Ginkel Groep heeft alle processen weer volledig onder controle. Bent u na het lezen van deze casus benieuwd wat wij voor úw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een gesprek met een van onze accountmanagers. Wij bespreken graag uw wensen en ideeën en komen met een passende oplossing.

Op een bijzondere locatie, gelegen in het hart van Maastricht, is in een voormalig Gotisch Kruisherenklooster één van de grootste projecten van Oostwegel Collection gerealiseerd. Al jarenlang verzorgt VSA de automatisering van Oostwegel Collection en zodoende was VSA ook vanaf het begin betrokken bij de realisatie van dit project: het Kruisherenhotel Maastricht, waar achter de schermen de nieuwste hotelautomatisering van VSA draait.

Sinds de opening in 2005 denkt VSA mee in de mogelijkheden van hotelautomatisering die processen, werkplekken én gastbeleving optimaliseren. We spreken daarover met de eigenaar van het Kruisherenhotel Maastricht, Camille Oostwegel.

Het Kruisherenhotel Maastricht is de vierde en meest recente locatie van Oostwegel Collection. “Alle huizen van Oostwegel Collection hebben een rijke culturele en culinaire traditie”, vertelt Camille. “De transformatie van het voormalige Kruisherenklooster naar het huidige Kruisherenhotel was een groot project. Met 60 moderne hotelkamers waarvan 28 comfortabele suites, is er geen kamer hetzelfde! Bij de realisatie van zo’n project hebben wij betrouwbare partners nodig die ook in hectische periodes altijd klaar staan met advies en oplossingen.”

“Wij kennen VSA al vele jaren als een betrouwbare, deskundige partner met een uitstekende service. Daarom was de keuze voor VSA ook nu weer snel gemaakt. We zijn een bijzonder project aangegaan en willen dan ook dat alle faciliteiten bijzonder goed geregeld zijn. Ook deze keer is onze samenwerking weer naar volle tevredenheid verlopen,”

Het Kruisherenhotel Maastricht is een dynamische plek waar veel gebeurt. “Wij hebben onze eigen manier van werken en willen dat zo efficiënt mogelijk doen. VSA Werkplek zorgt ervoor dat ik altijd overal op een veilige manier bij kan en dat is enorm fijn.”

VSA Werkplek is speciaal afgestemd op de hotelbranche en daardoor gemakkelijk te integreren met hotelsoftware. Zo heeft iedere medewerker altijd veilig toegang tot zijn eigen cloud-desktop. “Het biedt veel flexibiliteit en voordeel om met elk device en op iedere plek te kunnen werken. VSA Werkplek helpt ons daarmee,” legt Camille uit.

Het jaar 2020 was een kroonjaar voor het Kruisherenhotel Maastricht, dat haar 15-jarige jubileum vierde in haar precies 500 jaar oude monumentale pand.

“Daar zijn wij enorm trots op. Het huis is in 15 jaar tijd groot geworden, juist door het intiem en persoonlijk te houden,” aldus Camille. “We blijven onszelf de komende jaren doorontwikkelen, ook op het gebied van automatisering. Door onze processen zo goed mogelijk te automatiseren, blijft er zo veel mogelijk tijd over voor onze gasten,” besluit Camille.

Camille Oostwegel

Eigenaar en Managing Director bij Oostwegel Collection

Pal aan rivier De Vegt, verscholen tussen de bomen, staat Hotel Mooirivier in Dalfsen; een pittoresk boutiquehotel in een volledig gerenoveerde, voormalige hoeve. Rust, aandacht voor de gasten en uitstekende faciliteiten zijn de kernwoorden die van toepassing zijn op dit karakteristieke hotel. Aan die uitstekende faciliteiten heeft VSA ook een steentje bijgedragen. Zo is de volledige hotel wifi, VSA Online Backup en het telefoniebeheer door VSA ingericht.

Hotel Mooirivier heeft veel ambitie, focus en plannen richting de toekomst en ook daarbij is VSA betrokken. In de lobby spreken wij met General Manager Gerdi Snoeijer over het hart van de organisatie en de kansen en mogelijkheden die zij voor het hotel ziet.

Met 90 hotelkamers onderverdeeld in zes segmenten, 12 vergaderzalen en 7 arrangementen, biedt Mooirivier zowel voor de leisure markt als voor business individuals een comfortabel verblijf. De afgelopen jaren is een aantal renovaties uitgevoerd, dat heeft geresulteerd in een karakteristiek hotel met een moderne uitstraling. De landelijke ligging maakt het plaatje compleet en nodigt de gasten uit om de mooie natuur in de omgeving van het hotel te gaan ontdekken.

“We zijn een hotel waarbij kwaliteit heel belangrijk is,” vertelt Gerdi. “Die kwaliteit heeft zich door de jaren heen ontwikkeld door te meten, weten en te blijven investeren. Dat geldt voor onze mensen, onze diensten en voor onze faciliteiten. Ons team heeft hart voor de zaak en is oprecht geïnteresseerd in de gast. Dat wordt door de gasten gewaardeerd.”

“Die mentaliteit verwacht ik ook van de bedrijven waarmee wij samenwerken. Toen wij op zoek gingen naar een hotelautomatiseerder en wij bij VSA terecht kwamen, wisten wij direct dat VSA begreep hoe wij willen werken en wat wij onze gasten willen bieden. Dat gaf ons een goed gevoel!”

“Het is voor ons enorm belangrijk dat wij 24/7 kunnen werken. Daarom kiezen we voor een grotere partij die gegarandeerd bereikbaar is, mochten wij om service verlegen zitten. VSA gaat onze systemen beheren, onze hotel wifi en de telefonie faciliteren en we maken gebruik van de VSA Online Back-up,” vertelt Gerdi.

Onder het rietgedekte dak van Hotel Mooirivier heeft VSA onlangs een begin gemaakt met het aanleggen van een veilige en soepele IT-omgeving. “Een storingsvrij, snel en soepel netwerk, verzekert ons ervan dat de internetverbinding voor onze gasten goed zal zijn en onze processen te allen tijde veilig kunnen doorlopen.”

“Wij willen van frontdesk tot backoffice onze hotelautomatisering altijd veilig en bij de hand hebben. We zijn ons enorm bewust van de bedreigingen die technische problemen of een virus kunnen veroorzaken voor al onze gegevens. Voorheen stond hier een NAS, maar die kon de consistentie en beveiliging die vandaag de dag nodig is, niet meer voldoende coveren.

Met de hotelautomatisering van VSA weten we zeker dat wij nooit problemen zullen hebben met het opvragen van onze boekingen, klantgegevens en facturen. Daarmee is onze hoteldata 24/7 online beschikbaar en veilig.”

“De wetenschap dat VSA met ons meekijkt, is een hele prettige gedachte. Het geeft onze hotelmedewerkers de mogelijkheid en de gemoedsrust om het verschil te maken voor onze gasten. Daar zijn wij erg blij mee!” besluit Gerdi.

Gerdi Snoeijer

General Manager bij Hotel Mooirivier

Accountancy & belastingadvies is een vak apart. Niet alleen vanwege het specialistische karakter, maar ook vanwege de continu veranderende wet- en regelgeving. Als ondernemer kun je hiervoor dan ook maar beter een specialist inschakelen, zodat je zelf meer tijd en energie overhoudt voor je corebusiness. PBBZ Accountants & Adviseurs is zo’n specialist op onder andere het gebied van administratieve dienstverlening. Het bedrijf combineert kennis, ervaring en deskundigheid met slimme administratieve tools. Hun visie: cliënten helpen, ondersteunen en adviseren bij alle thema’s van het ondernemerschap.

Midden in het hart van de Zaanstreek is PBBZ hét accountants- en advieskantoor dat zich richt op ondernemers in het MKB. Zij zijn gespecialiseerd in de vakdisciplines accountancy, fiscale advisering, boekhouding, administratieve dienstverlening, loon- en salarisadministratie en online diensten. PBBZ en CvE IT Solutions hebben al vele jaren een goede relatie met elkaar. Die relatie begon in 2006 met een overeenkomst voor het systeembeheer en PBBZ een beroep deed op onze kennis van Unit4 software. Sinds die tijd hebben wij een prettige en transparante relatie met het bedrijf opgebouwd, waarbij we de automatisering op tal van vlakken hebben mogen optimaliseren en doorontwikkelen. In deze casus bespreken we enkele oplossingen die we de afgelopen jaren hebben geboden.

Virtuele werkomgeving

Tijdens onze samenwerking implementeerden we een nieuwe Windows Terminal server voor PBBZ, waardoor het werken vanaf standalone PC’s niet langer noodzakelijk was. Medewerkers konden voortaan in een gevirtualiseerde omgeving vanaf verschillende locaties gebruik maken van diverse applicaties. Een moderne, efficiënte en schaalbare oplossing voor de onderneming.

Overstap naar AccountView

In 2008 was PBBZ toe aan een softwarematige switch. In dat jaar hebben wij PBBZ begeleid bij de overstap van de clientadministraties naar AccountView. Vanaf dat moment vond de verwerking van de administraties plaats in de nieuwe omgeving van AccountView.

Centrale clientbeheeromgeving

Een jaar na de inrichting van AccountView implementeerden we in 2009 een centrale clientbeheeromgeving. Daarmee konden cliënten rechtstreeks in de omgeving van PBBZ een groot deel van hun administratie zelf inboeken, waarbij PBBZ met de client kon meekijken en eventueel kon bijsturen. Een prachtige extra dienst voor cliënten die zelf een deel van de administratie wilden uitvoeren.

Advisering

In de jaren die volgden mochten wij voor PBBZ diverse veranderingstrajecten begeleiden, waaronder de overstap naar de scan en herken oplossing van Elvy en het opzetten van import definities, waarbij voortaan op eenvoudige wijze de administratie van cliënten ingevoerd kon worden.

Visma eAccounting

In overleg met ons koos PBBZ in 2019 voor Visma eAccounting; dé moderne online oplossing voor cliënten van PBBZ die hun eigen administratie zelf willen voeren maar waarbij PBBZ wel altijd kan meekijken en de klant in zijn werkzaamheden kan ondersteunen.

“In al die jaren heeft VSA diverse automatiseringsprojecten voor ons begeleid waardoor wij ons steeds konden blijven vernieuwen. Daar zijn we blij mee, want dankzij die nieuwe automatiseringsvormen kunnen wij onze cliënten maximaal van dienst zijn.”

PBBZ Accountants & Adviseurs is zich in de afgelopen 15 jaar blijven ontwikkelen, onder andere door het aanbieden van slimme administratieve tools aan haar cliënten. Bent u na het lezen van deze casus benieuwd wat wij voor úw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een gesprek met een van onze accountmanagers. Wij bespreken graag uw wensen en ideeën en komen met een passende oplossing.

Wat vroeger de thuishaven was van Stoomvaart Maatschappij Nederland, is tegenwoordig het Westcord Hotel Jakarta gevestigd. Grote stoomvaart schepen voeren hier vandaan in lijndienst op Nederlands-Indië en vervoerden post, goederen en passagiers. Tegenwoordig is er een modern, tropisch en energieneutraal hotel gehuisvest, waar VSA vanaf het eerste moment een even geavanceerde en toekomstbestendige hotelautomatisering voor inrichtte. Hoewel het hotel in juli 2018 haar deuren opende, heeft het nu al een rijk gevulde geschiedenis.

WestCord Hotel Jakarta biedt 200 hotelkamers, geheel in Indonesische sferen. Het viersterrenhotel heeft naast een café, skybar en een eigen bakkerij, ook een wellnesscentre, sauna en zwembad. “Wij willen dat iedereen die Hotel Jakarta bezoekt zich ‘senang’ voelt,” vertelt General Manager Nico Evers enthousiast. “Zowel de hotelgasten, als de zakelijke klanten die gebruik maken van de zes grote zalen en de lounge voor vergaderingen of evenementen.”

“Jarenlang had deze unieke locatie – wat oorspronkelijk een golfbreker is – een bestemmingsplan waarbij er zowel een hotel als een school gerealiseerd zou moeten worden. Dat is natuurlijk een bijzondere combinatie; daar wilde geen enkele investeerder zich aan wagen. In 2013 werd de educatie-eis geschrapt. Vervolgens werd er een ontwerp-competitie georganiseerd met de opdracht een plan in te zenden dat toegankelijk was voor de buurt, een bijzonder uiterlijk had én duurzaam was. Het winnende ontwerp zou de locatie toegewezen krijgen om het plan daadwerkelijk te realiseren. Zo heeft een prijsvraag er uiteindelijk voor gezorgd dat het WestCord Jakarta Hotel hier in Amsterdam is gevestigd.”

De WestCord groep mocht haar vooruitstrevende plan realiseren. “En toen begon het pas!” lacht Nico. “Om het Jakarta Hotel volledig energieneutraal te krijgen, waren er naast een duurzaam casco, energiebesparende en -opwekkende systemen, ook slimme technologische toepassingen nodig. Om de verwachtingen van onze klanten telkens weer te overtreffen, is voor ons alleen de beste hotelautomatisering goed genoeg.”

“VSA is al verbonden aan de WestCord groep als ICT-beheerder voor alle zeventien hotels. Dus dan is het een logische stap om bij nieuwbouw of veranderingen direct VSA te benaderen. Wat voor ons prettig is aan VSA, is hun enorme ervaring op het gebied van hotelautomatisering. Zij weten wat er nodig is. Ze komen zelf met input en ideeën en nemen pro-actief deel aan het hele traject. Ze zijn bijvoorbeeld ook bij de bouwvergaderingen aanwezig en sturen bij waar nodig. Dat geeft ons enorm veel rust.”

Nico vertelt: “Wij wilden een toekomstbestendige en spaarzame inrichting van ons interne communicatiesysteem. VSA had daarvoor een oplossing in de vorm van een 3CX VoIP-centrale, die volledig geïntegreerd is in ons Property Management Systeem. Deze nieuwste IP-telefooncentrale vervangt het traditionele bellen via de telefoonlijn en biedt ons efficiëntie, mobiliteit en zekerheid. Al onze medewerkers kunnen nu altijd en overal via de IP-centrale met elkaar communiceren.”

Bovendien besparen we met VSA als VoIP-provider ook nog eens op alle telefoonkosten. Dat geldt zowel voor de gesprekken die ons team voert, als voor onze hotelgasten. Een heleboel gespreksstof, dus!” lacht Nico. “Maar dat past allemaal in onze aanpasbare bundel.”

“Via diezelfde VoIP-centrale kunnen we trouwens ook een privénetwerk aanleggen voor bijvoorbeeld een zakelijke bijeenkomst of vergadering in een van onze zalen. Dat is een mooie service voor onze zakelijke klanten!”

“Het Amsterdamse hotelleven is dynamisch en staat nooit stil. Wij dus ook niet. Voor ons was de 24/7 support service van VSA dan ook een belangrijke reden om voor hen als leverancier te kiezen,” vervolgt Nico. “Wij staan 24/7 klaar voor onze gasten. Daarom moeten wij ook 24/7 kunnen terugvallen op onze leveranciers. Indien zich hier ook maar het kleinste technische probleem voordoet, of dit nu wel of niet te maken heeft met de automatisering van VSA, hangen wij aan de lijn voor advies en ondersteuning.”

“We blijven altijd inspelen op ontwikkelingen die de efficiency verhogen en de gastervaring optimaliseren, maar we blijven ook gewoon oud en vertrouwd onze zogeheten ‘driehoek van tevredenheid’ hanteren: iedere dag streven we naar het overtreffen van de verwachtingen van onze gasten, onze medewerkers én onze hoteleigenaar. Wij staan al in een goede positie en die zal in de toekomst alleen maar beter worden; zeker wanneer wij kunnen terugvallen op de kennis, kunde en service van onze leveranciers, waaronder VSA. Ik kan niet anders zeggen dan dat de samenwerking met VSA naar volle tevredenheid verloopt. En daar word ík nou ‘senang’ van,” besluit Nico met een knipoog.

Nico Evers

General Manager Westcord Jakarta