Case
Van der Valk Hotel Dennenhof
Optimale automatisering met behoud van de hotelmagie.
De vierde generatie Van der Valk heeft grootse plannen met Hotel Dennenhof, aan de rand van Antwerpen. Met wellness, een zwembad, een gloednieuw restaurant en vijf luxe kamers willen Lindsey Wohrmann en Seppe de Rooij het hotel nog aantrekkelijker maken voor een divers publiek van toeristen, arbeiders en zakenmensen. Een feilloze automatisering is daarbij een absolute noodzaak, vertelt algemeen manager Seppe de Rooij.
Hotel Dennenhof is met 84 kamers en 7 zalen zeker niet een van de grootste hotels in de Van der Valk-keten. Die omvang is tegelijkertijd ook de kracht van het hotel. De Rooij: “Daardoor kunnen we gasten extra persoonlijk ontvangen, zodat ze zich meteen thuis voelen. Die persoonlijke aanpak passen we niet alleen toe bij de receptie, maar ook in het restaurant, bij feesten en bij vergaderingen. We ontvangen een gezonde mix van businessmensen, arbeiders en leisuregasten. We hebben gasten die werken in de Antwerpse olieraffinaderijen en in de haven, maar ook gasten die hier komen wandelen en fietsen. We proberen ervoor te zorgen dat iedereen hier thuis is.”
Minivakantie
De kamers in Hotel Dennenhof zijn in de zomermaanden grotendeels bezet, maar in de koudere periode blijft de bezetting soms achter. Met wellness willen Wohrmann en De Rooij de winterse boekingen een impuls geven. “Wellness maakt ons hotel geschikt voor een minivakantie in de koudere maanden. We verwachten daarmee de kamers te vullen die nu nog leeg blijven. Maar ook de zakelijke gasten die er het hele jaar door zijn, kunnen ervan genieten.”
Innoveren gaat altijd door
Investeren in de toekomst is belangrijk voor Hotel Dennenhof, in het bijzonder als het gaat om IT. De hotelautomatisering draait sinds enige tijd volledig in de cloud, waar de gegevens veilig zijn en de software makkelijk up-to-date kan worden gehouden. Verder maakt het hotel graag gebruik van innovaties die kosten besparen, de omzet verhogen of die gewoon efficiency en gemak brengen. “De digitale televisie op alle kamers voorziet in een ruime keuze aan kanalen, maar toont ook de buffetten waar gasten die avond gebruik van kunnen maken,” vertelt De Rooij. “In de toekomst willen we op elke kamer een tablet leggen, waarop gasten kunnen zien wanneer het ontbijt is en welke evenementen er zijn in de bar bijvoorbeeld. Een soort digitale infomap dus. Ook kunnen ze er roomservice mee bestellen.”
Nog een stap verder gaat de mogelijkheid om online in te checken en met een smartphone de kamerdeur te openen. “Dat kan bij ons nu nog niet, maar we denken er wel over na. Het kan ten koste gaan van onze persoonlijke aanpak. Tegelijkertijd is een deel van de gasten juist blij dat ze de receptie voorbij kunnen wandelen. En voor ons kan automatisering het verschil betekenen tussen twee receptionisten of één. We zoeken een gulden middenweg tussen vergaande automatisering en het behoud van de magie van het hotel.”
Direct een oplossing
Automatisering is cruciaal voor praktisch alle onderdelen van Hotel Dennenhof. Het hotel kan zich daarom geen problemen permitteren, zoals haperende wifi, een storing in het reserveringssysteem of een datalek. “Wij vinden het erg belangrijk dat we 24-uur per dag een beroep kunnen doen op onze automatiseringspartner VSA. We kunnen altijd bellen en als het nodig is, kijkt er iemand op afstand mee in ons systeem. Andere bedrijven werken alleen met ticketing, waarbij je voor iedere vraag of probleem een online formulier moet invullen. Dat duurt ons te lang. Wij willen direct een oplossing.”
Bij allerlei dagelijkse kwesties kan Hotel Dennenhof hulp inroepen van VSA. De Rooij somt moeiteloos enkele voorbeelden op. “Ze begeleiden de update van het kassasysteem in het restaurant en helpen zo nodig als we gegevens moeten aanpassen, bijvoorbeeld als er een nieuw maandmenu en nieuwe cocktails zijn. Als een personeelslid vertrekt, zorgen ze dat de mails worden doorgestuurd. En laatst werkte onze mail heel traag. VSA ontdekte dat het lag aan de nieuwe handtekening onder onze uitgaande berichten, waarin we een te zware foto hadden gebruikt. Zo konden we het probleem meteen oplossen.”
Begeleide overstap
Bij de overstap naar Microsoft 365 kreeg Hotel Dennenhof intensieve begeleiding van VSA. “Twee technisch specialisten van VSA zijn hier twee dagen geweest. Ze hebben alles overgezet naar de cloud en ze hebben ons personeel uitgelegd waar ze alles kunnen vinden wat ze nodig hebben en hoe alles werkt. Er is ook twee factor authenticatie ingevoerd, zodat onze gegevens beter beveiligd zijn. Het personeel kon er meteen mee werken en tot op de dag van vandaag verloopt dat zonder problemen. Geen overbelaste harde schijven en servers meer, maar een vlot werkend systeem. Dat is wat een hotel als het onze nodig heeft.”
Seppe de Rooij & Lindsey Wohrmann
Van der Valk Hotel Dennenhof