Nieuws

Een dag meelopen

Van 16 juni 2021juli 13th, 2021Geen reacties

Een dag meelopen
met één van onze technisch specialisten
bij Hotel Theater Figi

Victoria Ruijs, directeur bij Hotel Theater Figi heeft onlangs voor VSA Werkplek met Microsoft 365 gekozen voor de ruim 25 medewerkers. Al meer dan tien jaar verzorgt Van Staalduinen Automatisering bv voor Hotel Theater Figi in Zeist het ict-beheer. Het hotel maakte daarbij altijd gebruik van een private cloud en lokale servers, maar koos er recent voor om de overstap te maken naar VSA Werkplek.  

Een praktische werkplekoplossing

VSA Werkplek is een praktische werkplekoplossing die geschikt is voor elk apparaat met een internetverbinding. Met VSA Werkplek beheer je e-mail, documenten en alle overige hotelprocessen vanuit één overzichtelijk, centraal startpunt. De eenvoudige userinterface zorgt voor structuur en gemak en daarmee voor meer effectiviteit en productiviteit!

Wij ontmoeten technisch specialist Herman voor de ingang van Hotel Theater Figi. “Vandaag is de migratiedag,” vertelt Herman terwijl we door de lobby lopen. “Dat is eigenlijk dé grote dag, waarop alle medewerkers daadwerkelijk overgaan van het oude systeem naar de nieuwe VSA Werkplek. Maar voor het zo ver is, gaat daar uiteraard wel een heel traject aan vooraf.” 

 Voorafgaand aan dit proces hebben we al een inventarisatie gedaan, de omgeving opgebouwd en alle medewerkers wegwijs gemaakt in het systeem. Dat laatste doen we tijdens de onboarding fase. Dit is een interactieve trainingssessie met een select aantal medewerkers. Dat gebeurt meestal één of twee dagen voor de migratiedag, want dan zit alles nog vers in het geheugen als mensen met het nieuwe systeem gaan werken.” 

Migratiedag

Inmiddels zijn er nog twee collega’s van Herman gearriveerd. “We werken vandaag met drie mensen, zodat wij drie medewerkers per uur kunnen begeleiden naar het nieuwe systeem. In overleg met Theaterhotel Figi is er een schema opgesteld met welke mensen op welke tijd zullen worden omgezet. We beginnen eigenlijk altijd bij de werkplekken van de receptiemedewerkers. Dus jullie mogen met mij mee naar de receptie!”  

Gewapend met een kop koffie zet Herman zich achter het bureau van de receptioniste. “Wat ik nu als eerste ga doen, is de oude configuratie van de pc verwijderen,” legt Herman uit, terwijl hij met de muis razendsnel zijn weg vindt in het systeem. “Nu kan ik de nieuwste Officeversie installeren. VSA Werkplek fungeert als het ware als een gebruiksvriendelijke schil om Microsoft 365. Dat is superfijn werken!” 

Herman controleert of de nieuwe configuratie goed is doorgevoerd. “We checken natuurlijk of alle apps correct worden geopend, of de koppeling naar de printers werkt en als iemand bijvoorbeeld een handtekening heeft ingesteld, of deze werkt – om zo maar een paar voorbeelden te noemen.” 

Daarna mag de receptioniste weer plaatsnemen in de stoel. Herman begeleidt haar met het inrichten van haar persoonlijke ruimte binnen VSA Werkplek. 

Hotel- en persoonlijke data gescheiden

Iedere medewerker kan ook een eigen ruimte binnen VSA Werkplek inrichten met apps die zelf geselecteerd kunnen worden. Denk hierbij aan social media of nieuws apps.  

Daarnaast kent VSA Werkplek ook een gedeelde ruimte die niet door de medewerker kan worden aangepast. De gedeelde ruimte is voor iedereen hetzelfde en wordt door ons ingericht.

Nu de eigen ruimte van de medewerker binnen VSA Werkplek is ingericht, is het tijd om de persoonlijke data over te zetten naar de nieuwe persoonlijke folder. Nadat dit geregeld is, volgt er weer een controle.  

Herman: “De laatste stap is het controleren of alle instellingen nog goed staan in bijvoorbeeld Word, Teams en Outlook. En als medewerkers ook nog hun mobiel of tablet gebruiken om bijvoorbeeld hun mail uit te lezen, dan zorgen we ervoor dat ook op die apparaten alles goed is ingesteld.”  

 Afronding 

“Morgen zijn wij ook hier aanwezig om eventuele restpunten op te lossen en ondersteuning te bieden waar nodig,” legt Herman uit. “In de drie weken die daarna volgen, plannen wij één dag per week in om nog de laatste ‘puntjes op de i’  te zetten. Als mensen dan nog ergens tegenaan lopen bij het werken in het nieuwe systeem, dan wordt dat op die dagen opgelost. Daarna wordt het project opgeleverd en worden alle vragen die mensen nog hebben via onze 24×7 Servicedesk opgepakt en afgehandeld!” 

Direct contact

Is uw hotel toe aan een zorgeloze ICT-omgeving en bent u benieuwd wat VSA daarin voor u kan betekenen? Wij zijn u graag van dienst!

Wie voor VSA kiest, kiest voor gemak, veiligheid en zekerheid.

Bel +31 (0) 592 53 00 53Stuur een e-mail >

Cases Hotel IT

Hotel
Kruisherenhotel Maastricht

Realisatie van VSA Werkplek in een monumentaal pand

  • VSA Werkplek
  • VSA Online Back-up
  • Automatisering in een monumentaal pand
Lees meer >

Hotel
Mooirivier

Complete inrichting van hotel wifi, telefonie en beheer in een boutiquehotel

  • Systeembeheer
  • Netwerkbeheer
  • Telefonisch support
  • VSA Online Back-up
  • Wifi
Lees meer >

WestCord
Hotel Jakarta

Ontwerp en implementatie van een duurzame hotelautomatisering

  • 3CX VoIP centrale
  • 24-uurs ondersteuning
  • Systeembeheer
  • Netwerkbeheer
  • Mailprotection
Lees meer >

Hotel
Van der Valk Amsterdam – Amstel

IT-inventarisatie en realisatie voor de nieuwbouw van het hotel

  • Nieuwbouw hotelautomatisering consultancy
  • Implementatie IT infrastructuur
  • Werkplekken realisatie
  • Wifi implementatie en monitoring
  • IT security management
Lees meer >

Hotel
Van der Valk Groningen

IT-inventarisatie en realisatie voor de nieuwbouw van het hotel

  • Nieuwbouw hotelautomatisering consultancy
  • Centraliseren ICT-diensten van drie hotels
  • Realisatie accespoints op iedere kamer
  • Wifi implementatie en monitoring
  • IT security management
Lees meer >

Hotel Theater
Figi Zeist

Wifi inventarisatie en realisatie nieuw snel netwerk voor het Hotel Theater Figi in Zeist

  • Bezoekers voorzien van snelle en betrouwbare wifi verbinding
  • Toekomstbestendig wifi netwerk aanleggen
  • Implementatie binnen twee dagen
Lees meer >

Hotel
Roermond 

Elk van de drie afzonderlijke hotels heeft weliswaar een eigen receptie waar operationele zaken worden afgehandeld, maar voor alle overige zaken, zoals planning en reservering, wilde Hotel Roermond voortaan gebruik maken van een centrale oplossing.

Lees meer >

Hotel
Van der Valk Utrecht

IT-inventarisatie en realisatie voor de nieuwbouw van het hotel

  • Nieuwbouw hotelautomatisering consultancy
  • Implementatie IT infrastructuur
  • Werkplekken realisatie
  • Wifi implementatie en monitoring
  • IT security management
Lees meer >