Inzicht en grip,
automatisering en digitalisering.

Wie een oude coatinglaag wil verwijderen, kan het best een gespecialiseerd straalbedrijf inschakelen, zeker als het om grote oppervlakten of complexe objecten gaat. Straalbedrijf Van Ginkel Groep is gespecialiseerd in het verwijderen en opnieuw aanbrengen van coatinglagen op onder andere beton, hout, RVS en staal. Dat doen ze al ruim vijftig jaar zeer succesvol.

Van Ginkel Groep kort en bondig

Ooit begonnen in 1970, is Van Ginkel Groep inmiddels uitgegroeid tot een van de meest toonaangevende straalbedrijven van Nederland. Met aandacht voor mens en milieu levert de onderneming projecten van hoge kwaliteit af aan opdrachtgevers als overheden en provincies, grond-, weg- en waterbouwbedrijven, staalbouwers, railinfra bedrijven, energiecentrales en schildersbedrijven. De groei die de onderneming doormaakte zorgde echter ook voor een wens tot herstructurering van een aantal administratieve processen. In 2016 benaderde Van Ginkel Groep ons daarom met een concrete automatiseringscasus.

Van Ginkel Groep verzocht ons een advies uit te brengen over de volgende onderwerpen:

Inzicht en grip

Door het toenemend aantal grote en complexe projecten groeide ook de behoefte aan meer inzicht in de financiële processen en een verhoogde grip op de organisatie.

Automatisering

Door de groei die de organisatie doormaakte ontstond de noodzaak tot het automatiseren van de financiële administratie, onder andere door het registreren van vaste activa in AccountView en het geconsolideerd rapporteren van meerdere vestigingen.

Digitalisering

Doordat de organisatie gebruik maakte van een externe locatie was een herinrichting van het proces rondom goedkeuring van inkoopfacturen noodzakelijk.

Inzicht en grip

Na inventarisatie van alle eisen en wensen van Van Ginkel Groep adviseerden wij het bedrijf de financiële processen en inrichting van de projecten en urenadministratie in AccountView te implementeren, waarbij de kosten per kostensoort apart geregistreerd worden. Daarmee krijgt de onderneming op het juiste niveau inzicht in de kosten van ieder project. De voordelen van deze inrichting:

• Realtime inzicht in de resultaten per project (cruciaal voor het projectrendement)
• De mogelijkheid om per project direct te kunnen bijsturen
• Volledig inzicht in de nacalculatie van ieder project

Automatisering

Voor het automatiseringsvraagstuk richtten wij een activa module in. Daarmee kon de organisatie de maandelijkse afschrijvingen voortaan letterlijk met één druk op de knop genereren. Bovendien kon ook de aansluiting met het grootboek altijd eenvoudig gecontroleerd worden. Van Ginkel Groep realiseerde met deze ingreep een aanzienlijke en structurele tijdwinst.

Digitalisering

Voor het digitaliseren van de inkoopfacturen adviseerden wij AccountView te combineren met Basecone. Met deze combinatie worden facturen rechtstreeks geboekt in AccountView, zonder dat ze al daadwerkelijk betaald worden. De daadwerkelijke betaling vindt pas plaats na fiattering door de laatste fiatteur. Doordat het proces van aanlevering tot fiattering volledig digitaal is ingericht, kreeg de organisatie realtime inzicht in het proces. De voordelen op een rij:

• Tijdwinst bij het verwerken van inkoopfacturen
• Volledige grip op het proces
• Zicht op de status van niet betaalde facturen
• Minder milieubelasting doordat facturen niet meer geprint en gekopieerd worden

Bij de implementatie van alle onderdelen bouwden we in Excel ook de addin voor AccountView in. Daarmee kan Van Ginkel Groep voortaan de consolidatie van de verschillende werkzaamheden op eenvoudige wijze in één overzicht samenvoegen.

“Wij zijn blij met de manier waarop VSA alle onderdelen heeft geïmplementeerd en het project heeft begeleid. We hebben weer grip op alle processen en dat voelt goed.”

Van Ginkel Groep heeft alle processen weer volledig onder controle. Bent u na het lezen van deze casus benieuwd wat wij voor úw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een gesprek met een van onze accountmanagers. Wij bespreken graag uw wensen en ideeën en komen met een passende oplossing.